Libros fiscales obligatorios que deben tramitar los profesionales y solicitud de prestación por cese de actividad derivada por el COVID

Escrito por David García Vázquez

Abogado tributario y consultor independiente, con amplia experiencia en otros ámbitos del derecho, tales como el civil, mercantil y con profundos conocimientos en materia contable.

28 abril, 2020

En el momento actual, muchos profesionales  se han visto obligados o se van a ver obligados  a solicitar  la prestación por ceso de actividad derivada por el Covid que regula el  artículo 17 del Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo, de medidas urgentes extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19, que se puede solicitar  por el momento ,hasta que dure el estado de alarma.

 Para poder solicitar esta prestación, el trabajador  debe  de presentar una documentación adicional  para justificar la  reducción de la facturación que puede ser a través de la copia del libro de registro de facturas emitidas y recibidas; del libro diario de ingresos y gastos; del libro registro de ventas e ingresos; o del libro de compras y gastos.

En nuestra normativa, a efectos del IRPF  , se establece las siguientes obligaciones fiscales:

  1. Empresarios mercantiles en estimación directa normal: Contabilidad ajustada al Código de Comercio y al Plan General de Contabilidad
  2. Empresarios no mercantiles en estimación directa normal y todos los empresarios en estimación directa simplificada:
    • Libro registro de ventas e ingresos
    • Libro registro de compras y gastos
    • Libro registro de bienes de inversión
  3. Profesionales en estimación directa, en cualquiera de sus modalidades:
    • Libro registro de ingresos
    • Libro registro de gastos
    • Libro registro de bienes de inversión
    • Libro registro de provisiones de fondos y suplidos
  4. Empresarios y profesionales en estimación objetiva:
    • Libro registro de bienes de inversión (únicamente los contribuyentes que deduzcan amortizaciones)
    • Libro registro de ventas e ingresos (únicamente los titulares de actividades cuyo rendimiento neto se determinen función del volumen de operaciones, es decir, titulares de actividades agrícolas, ganaderas, forestales accesorias y de transformación de productos naturales)

Vamos s a ver como se confeccionan los principales libros, según se establece en la Orden HAC/773/2019, de 28 de junio, por la que se regula la llevanza de los libros registros en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

1-El Libro registro de ventas o ingresos

En este libro se recogerán todas las facturas,que ha emitido un trabajador autónomo a lo largo del  ejercicio . En ellas debe aparecer obligatoriamente la siguiente información:

a) El número de la factura expedida, y en su caso la serie, en el que se refleje el ingreso  .Cuando no exista obligación de emitir factura, los ingresos se numerarán correlativamente, anotándose en el libro registro de ventas e ingresos el número que corresponda en cada caso.

b) La fecha de expedición de la factura y la fecha de realización de las operaciones, en caso de que sea distinta de la anterior.

c) El nombre y apellidos, razón social o denominación completa y número de identificación fiscal del destinatario.

d) Concepto. A estos efectos se reflejará, al menos, con el desglose de ingresos íntegros que conste en el último modelo del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas aprobado al inicio del ejercicio al que corresponden los ingresos anotados en este libro registro.

e) Importe de la operación o, si la operación está sujeta al Impuesto sobre el Valor Añadido, la base imponible de las operaciones determinada conforme a los artículos 78 y 79 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido y, en su caso, el tipo impositivo aplicado y la cuota tributaria. Igualmente será válida la anotación de una misma factura en varios asientos correlativos cuando incluya operaciones que tributen a distintos tipos impositivos.

f) Si la operación está sujeta a retención o ingreso a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, se consignará separadamente el tipo de retención aplicado a la operación y el importe retenido por el destinatario.

2-EL Libro registro de Gastos y compras

En él se recogen todas las facturas y documentos de los gastos producidos por la actividad a lo largo del ejercicio. El contenido mínimo de los mismos  debe ser el siguiente:

a) El número de la factura recibida, y en su caso la serie, en la que se refleje el gasto. Cuando no exista obligación de reflejar el gasto en factura los gastos se numerarán correlativamente, anotándose en el libro registro de compras y gastos el número de recepción que corresponda en cada caso.

b) La fecha de expedición de la factura u otro documento justificativo y la fecha de realización de las operaciones, en caso de que sea distinta de la anterior.

c) El nombre y apellidos, razón social o denominación completa y número de identificación fiscal del obligado a su expedición.

d) Concepto. A estos efectos se reflejará, al menos, con el desglose de gastos fiscalmente deducibles que conste en el último modelo del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas aprobado al inicio del ejercicio al que corresponden los gastos anotados en este libro registro.

e) Si la operación está sujeta al Impuesto sobre el Valor Añadido, la base imponible de las operaciones, determinada conforme a los artículos 78 y 79 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido y, en su caso, el tipo impositivo aplicado y la cuota tributaria. Igualmente será válida la anotación de una misma factura en varios asientoscorrelativos cuando incluya operaciones que tributen a distintos tipos impositivos.

f) El importe que es considerado gasto a efectos del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

g) Si la operación está sujeta a retención o ingreso a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, se consignará separadamente el tipo de retención aplicado a la operación y el importe retenido al emisor de la factura.

3-EL Libro registro de bienes de inversión.

En él se recogen todas las facturas  de elementos materiales  que se utilizan en la actividad, que requieren cierta inversión  monetaria como son   los vehículos , equipos informáticos , entre otros.

Se anotarán, igualmente, por cada bien individualizado:

a) El número de factura o, en caso de importación, el número del documento aduanero, o en defecto de los anteriores, el número de recepción.

b) La fecha en que el elemento patrimonial se encuentre en condiciones de funcionamiento.

c) La descripción del bien con indicación de todos aquellos datos que permitan su perfecta identificación.

 d) El nombre y apellidos, razón social o denominación completa y número de identificación fiscal del proveedor.

e) El valor de adquisición, así como el valor amortizable del elemento patrimonial.

f) El método de amortización aplicable.

g) El porcentaje de amortización aplicado cada período impositivo, así como la cuota de amortización resultante.

h) La amortización acumulada.

También se harán constar la baja del bien o derecho con expresión de su fecha y motivo. En el supuesto de transmisión del bien, deberán hacerse constar los datos necesarios para la identificación de la operación.

Exclusión

No obstante, los contribuyentes que lleven la contabilidad según lo previsto en el código de comercio no estarán obligados a llevar estos libros registros.

4.Libro de suplidos

En el libro registro de provisiones de fondos y suplidos se anotarán, con la debida separación:

a) El número de la anotación.

b) La naturaleza del movimiento: provisión de fondos o suplido.

c) Las fechas en que las provisiones o suplidos se hubieran producido o pagado.

d) El importe de estos.

e) El nombre y apellidos, razón social o denominación completa y número de identificación fiscal del pagador de la provisión o perceptor del suplido.

F) El número de la factura en el que se refleje la operación. Cuando no exista obligación de emitir factura, las provisiones de fondos y suplidos se numerarán correlativamente anotándose en este libro registro el número que corresponda en cada caso.

Forma de llevar los libros

 Todos los libros registros mencionados en esta orden deberán ser llevados, cualquieraque sea el procedimiento utilizado, con claridad y exactitud, por orden de fechas, sinespacios en blanco y sin interpolaciones, raspaduras ni tachaduras y se totalizarán, en todocaso, por trimestres y años naturales.

Ejemplos de libros  de la AEAT

Ejemplos de cómo elaborar estos libros  formales ,lo podemos encontrar, en los siguientes enlaces de AEAT:

https://www.agenciatributaria.es/AEAT.internet/Inicio/La_Agencia_Tributaria/Campanas/IVA/_INFORMACION/Informacion_tecnica/Ejemplos_de_Libros_Registro_del_IVA_presentados_en_los_formatos_XLS_y_CSV/Ejemplos_de_Libros_Registro_del_IVA_presentados_en_los_formatos_XLS_y_CSV.shtml

Incumplimiento de la obligación formal  de llevar los libros

En el artículo 200 de la LEY 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria ,se establece que la no llevanza o conservación de la contabilidad, los libros y los registros exigidos por las normas tributarias se sancionará  con un mínimo de 150 euros.

Por consiguiente, ya  que estos  libros  son la mejor de forma de acreditar la reducción de nuestra actividad de cara a la solicitud de la prestación por cese de actividad derivada de esta  terrible pandemia  y si no queremos ser sancionados ante una posible inspección tributaria, puede ser este, un buen momento para regularizar nuestras obligaciones formales.

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