La obligación de guardar la documentación tributaria y el empleo de las nuevas tecnologías

Escrito por David García Vázquez

Abogado tributario y consultor independiente, con amplia experiencia en otros ámbitos del derecho, tales como el civil, mercantil y con profundos conocimientos en materia contable.

1 agosto, 2020

Recientemente nos hemos visto en la tesitura de  ante la pérdida de una autoliquidación del Impuesto sobre Sucesiones de una herencia por un familiar y el extravío del expediente   por parte de la Administración de tener que volver autoliquidar dicha herencia como prescrita con las dificultades que ello conlleva.  Si tenemos en cuenta que el artículo  66 bis Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria  establece el derecho de la administración para iniciar el procedimiento de comprobación e investigación de las declaraciones, fijando diez años como fecha de prescripción de este derecho, a contar desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo reglamentario establecido para presentar la declaración o autoliquidación. Puede ocurrir que si el contribuyente no archiva sus facturas, albaranes, durante al menos ese periodo de tiempo, se vea metido en un serio problema. Para evitarlo, es importante prestar atención a los servicios que ofrece la nube, las plataformas como AWS, Azure o Google permiten almacenar cantidades ingentes de información en servidores no físicos y proteger nuestra información de forma eficaz con independencia del paso del tiempo.

Para poder almacenar  esta documentación en la nube, lo primero  que piensa el contribuyente es la cantidad de horas que conlleva digitalizar y escanear dichos documentos, sin embargo actualmente existen escáneres con gran potencia que permiten aumentar el número de páginas por minuto, o  empresas que realizan estos servicios a un bajo coste. Incluso si hacemos una copia de la factura con una herramienta homologada  por  la Agencia Estatal tributaria e incluyendo la firma digital, será posible eliminar las facturas originales. 

Actualmente, la AEAT tiene un listado de software homologado  en su propia web

https://www.agenciatributaria.es/static_files/AEAT/Contenidos_Comunes/La_Agencia_Tributaria/Informacion_institucional/Campanias/e_Factura/Digitalizacion/RSoftHomologado_doc_base.pdf

y una serie de preguntas de como homologar el software

https://www.agenciatributaria.es/AEAT.internet/Inicio/_Segmentos_/Empresas_y_profesionales/Empresas/IVA/Obligaciones_de_facturacion/e_factura/Digitalizacion_certificada_de_facturas/FAQ__Preguntas_frecuentes_sobre_homologacion_de_software_de_digitalizacion/FAQ__Preguntas_frecuentes_sobre_homologacion_de_software_de_digitalizacion.shtml

Además, no solo es importante escanear y almacenar las facturas y documentos si no tener un sistema de gestión documental que permita que estén debidamente clasificadas y de fácil acceso para el contribuyente  . Así existen diversos proveedores software en el mercado que pueden realizar esta tarea como son:

Captio, Sercopi, imagine consulting, Quipu

Además, la propia  Administración lleva realizando proyectos de digitalizacion desde hace tiempo ,así tenemos  en el  ámbito   judicial el  Sistema de Gestión Documental Electrónica (G.D.E) o la propia Agencia Estatal tributaria que desde el año 2003 creo el AODIT (Almacenamiento de Objetos del DIT), que persigue obtener el mismo nivel de eficiencia en la gestión de este nuevo tipo de información, documentos electrónicos, que el que presenta el Sistema de Información de la AEAT, basándose principalmente en tres aspectos:

La integridad que ofrece un sistema único

La seguridad de la que se le puede dota

La disponibilidad universal en cualquier punto de la AEAT y en cualquier momento, a lo largo de los años.

Y  con este fin desde el año 2004 existe el expediente electrónico

 Para finalizar, podemos decir que a día de hoy, ya no debería haber excusas para que tanto  la Administración como el contribuyente extravíen la información, estas tecnologías junto con el Big Data y las herramientas de  inteligencia artificial cada vez están  más presentes en las relaciones del contribuyente con la Administración.

En este sentido,  desde DGVFISCAL acabamos de implantar herramientas  y software  de Webscraping  ( raspado de datos de las web ) y Machine Learning  para  extraer  y  analizar las principales resoluciones, sentencias, doctrina administrativa y artículos doctrinales  publicados en nuestro país en los buscadores de Google, Twitter , Facebook con el propósito de  potenciar todavía más las calidad de nuestros servicios.

Aquí pueden ver algunos de nuestros análisis

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