Desde  la entrada en vigor el pasado 2 de octubre  de la  Ley 39/2015 se  va a producir  un gran cambio en la forma de relacionarse  las empresas y en gran medida los ciudadanos de  este país  con las Administraciones Públicas.

A modo resumen y  con un matiz eminente práctico vamos a citar los siguientes puntos:

Presentación de documentos  por vía electrónica

Le entrada en vigor de esta  Ley supone que  las personas jurídicas y a las entidades sin personalidad jurídica a relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas. Entre las entidades sin personalidad jurídica se incluyen las comunidades de bienes, las herencias yacentes y las comunidades de propietarios.

Esta obligación incluye todo tipo de  documentación que debamos presentar ante  las administraciones, incluso solicitudes para que la administración inicio procedimientos de oficio.  Por ejemplo, en materia de gestión catastral, una solicitud para que la administración inicie un procedimiento de subsanación de discrepancias catastrales  deberá presentarse de forma electrónica.

Debemos indicar que la documentación que se debe adjuntar  al recurso se debe  escanear  y anexar de forma telemática. Respecto al tamaño de los archivos adjuntos, debemos destacar que sí de acuerdo al artículo 16.5 de la Ley 39/2015, si una norma determina la obligatoriedad de presentar documentos en un soporte específico no susceptible de digitalización, como un PenDrive éste tendrá que ser aceptado en la oficina en materia de registro.

Por otro lado, las Administraciones no exigirán a los interesados documentos originales salvo que, con carácter excepcional, la normativa reguladora aplicable establezca lo contrario. (Art. 28. Ley 39/2015).

Respecto al ámbito tributario, la Agencia Estatal Tributaria ha publicado una nota  en la cual  excluye de presentación las autoliquidaciones y liquidaciones tributarias, salvo que otra norma establezca lo contrario.

Registro de  Apoderados

Para los  escritos por una persona física representante de una persona jurídica, la Ley 39/2015 regula un registro electrónico de apoderamientos para hacer constar esta relación de representación.

Este registro  se supone no entran en vigor hasta octubre de 2018. Por ello, hasta la implantación de este registro electrónico, la representación deberá acreditarse  de forma  tradicional, aportando copia —escaneada— de la documentación correspondiente (poder notarial, cargo societario del que resulten las facultades de representación…).

Computo de plazos  de los documentos

Se excluyen del cómputo de plazos, los sábados, considerándolo como día inhábil al igual que hace la Ley de Enjuiciamiento Civil en el ámbito judicial.

Los registros electrónicos se regirán por la fecha y la hora oficial de la sede electrónica de acceso a los efectos del cómputo de los plazos. Y que el único calendario de días inhábiles aplicable a los registros electrónicos será el fijado por la Administración General del Estado y las Comunidades autónomas en su respectivo ámbito.

Por otro lado, se determina  que el funcionamiento de los centros de trabajo de las Administraciones Públicas, el régimen de jornada y horarios no viene determinado por la declaración de un día como hábil o inhábil a efectos del cómputo de plazos.

Respecto a Las notificaciones electrónicas

El plazo de notificación  comenzará a contar a partir del día después de su puesta a disposición .Por ejemplo, para la notificaciones que se pongan a disposición el día 1 del mes corriente, los 10 días naturales empiezan a contar a las 00:00:00 horas del día 2 y finalizan a las 24:00:00 horas del día 11.

Las notificaciones que no hayan sido recogidas se entenderán notificadas automáticamente  realizadas  el día 11 de ese mes. Los plazos administrativos para contestar/alegar y recurrir  comenzarán a contarse el día 12.

 Archivo de expedientes electrónicos

Los expedientes tendrán formato electrónico de acuerdo con lo previsto artículo 17 de la Ley 39/2015  y se formarán mediante la agregación ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, así como un índice numerado de todos los documentos que contenga cuando se remita. Este archivo único  tiene un plazo de adaptación para las administraciones hasta el 2 de octubre del 2018.

Para ello la administración ha creado una herramienta como Archive o la herramienta Inside

Archive es una aplicación web de archivo definitivo de expedientes y documentos electrónicos, que cumple con lo dispuesto al respecto en el RD 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración electrónica.

De tal manera que, cualquier documento será escaneado y devuelto al ciudadano. Para ello la administración ha habilitado la plataforma Orve, dentro del portal de la administración electrónica para que las entidades locales remitan la información a este registro electrónico común y el sistema Geiser que  es una solución integral de registro que funciona en modo nube para prestar el servicio para cualquier organismo público, que cubre tanto la gestión de sus oficinas de registro de entrada/salida como la recepción y envío de registros en las unidades tramitadoras destinatarias de la documentación.

Finalmente, debemos citar que cuando una administración necesite un dato que ya suministro el ciudadano a otra  administración; ésta  no se lo deba pedir al ciudadano, para ello  tiene la plataforma de intermediación cuyo fin es facilitar el intercambio de información entre administraciones.

Todas estas medidas en principio pretenden agilizar y mejorar las relaciones de la administración con las empresas y ciudadanos de este país y recudir los costes administrativos que tanto papeleo provoca.